Personoplysninger er alle former for informationer som i et eller andet omfang kan henføres til dig. Når du benytter vores hjemmeside, bliver medlem hos os, deltager i vores arrangementer eller køber varer hos os, så indsamler og behandler vi en række personoplysninger. Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Når du tilmelder dig et hold eller arrangement afviklet af eller i samarbejde med Århus Sportsdanserforening, er vi nødt til at behandle personoplysninger om dig for at kunne opfylde vores kontraktmæssige forpligtelse overfor dig som medlem. Det samme gør sig gældende, for den persondatabehandling, vi foretager af vores medarbejdere og/eller samarbejdspartnere.
Er det dit barn, som tilmeldes et hold eller arrangement hos os, vil vi ofte have behov for også at indsamle information om dig som forælder.
Vi indsamler selvfølgelig ikke mere data end nødvendigt og relevant for vores arbejde.
Formålet med indsamlingen og behandling af persondata er sædvanlig medlemshåndtering, opkrævning, turneringstilmelding, afregning og lignende. Derudover omfattes nyhedsbreve og markedsføring om arrangementer og nye hold, som er relevant for dig også af formålet. Vi anvender derudover dine oplysninger til at optimere og forbedre vores services og indhold.
Da vi oplever at størstedelen af vores medlemmer bliver hos os i flere sæsoner, og vender tilbage igen efter udmelding eller deltagelse i et af vores arrangementer, opbevarer vi dine data i op til 24 måneder efter udmelding eller arrangementets afvikling for at sikre hurtig og effektiv tilbagevenden til klubben. Du kan læse nærmere om den specifikke opbevaringsperiode nedenfor.
Ved tilmelding til hold eller arrangementer hos Århus Sportsdanserforening samtykker du derudover til, at vi til undervisning eller arrangementer kan tage situationsbilleder til brug på hjemmeside, sociale medier eller markedsføringsmateriale.
Derudover behandler vi selvfølgelig dine personoplysninger i forbindelse med kommunikation med dig, uanset om det er på mail eller telefon. Dette gør vi for at kunne have en relevant dialog med dig og svare på spørgsmål om vores ydelser tilpasset dine behov. Vi behandler selvfølgelig kun den information, som du selv har oplyst. Disse oplysninger slettes løbende og ligeledes efter maksimalt 24 måneder efter seneste dialog eller opsagt medlemsskab, hvad end der falder sidst.
Såfremt vi har behov for at opbevarer dine data i længere tid end de oplyste 24 måneder, vil dette finde sted. Som regel vil dette kun være tilfældet, hvis der er et økonomisk udestående, eksempelvis et skyldigt beløb eller tilgodehavende. I dette tilfælde vil dine personoplysninger blive slettet 24 måneder efter et skyldigt beløb eller tilgodehavende afvikles eller forældes.
Vi behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.
Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til og vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere er relevant.
Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
2) Oplysninger om ledere og instruktører
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Oplysninger om tilsvarende ansættelse i andre virksomheder
Kontooplysninger
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Alle oplysninger som vi indsamler og behandler om vores kunder og medlemmer, indsamles direkte hos dig. Vi indsamler dermed ikke oplysninger om dig fra nogle tredjeparter.
For så vidt angår vores medarbejdere og ledere indsamles der endvidere oplysninger fra offentlige myndigheder for så vidt angår nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn, samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked herom.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er, at børn og unge på 15 år eller ældre, er i stand til at afgive samtykke til behandling af deres persondata.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Vi videregiver personoplysninger til
Vi benytter kun leverandører i EU eller i andre lande, der kan give dine oplysninger tilstrækkelig beskyttelse i overensstemmelse med persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Vi videregiver aldrig dine oplysninger til andre firmaer eller privatpersoner til markedsføring uden dit forudgående samtykke, og ingen af vores leverandører eller samarbejdspartnere må anvende dine oplysninger til egne formål og behandler udelukkende oplysninger efter vores instruks. Vi har for at sikre dine personoplysninger indgået databehandleraftaler med samtlige leverandører.
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af eller kunde hos foreningen, som ulønnet eller lønnet leder eller instruktør.
Medlemmer/kunder
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør, og fuld økonomisk afvikling af dit medlemsskab og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 24 måneder efter udmeldelse, deltagelse i arrangement, køb og/eller økonomisk afvikling.
Ulønnede ledere og instruktører
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 24 måneder efter dit virke er ophørt.
Lønnede ledere og instruktører
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder fx lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtaget til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at kontakte den dataansvarlige.
Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer og sletning så hurtigt som muligt. I det tilfælde at vi ikke kan efterkomme din anmodning, vil vi selvfølgelig altid oplyse dig om, hvorfor og hvordan vi ellers bedst muligt kan efterkomme din anmodning.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, fx Datatilsynet.
Såfremt du ønsker oplysninger om dine data, foretaget rettelser heri eller dine data slettet før de 24 måneder er gået, kan du kontakte os med forespørgsel herom.
Du bedes kontakte os på mail@aarhusdans.dk med din forespørgsel og angive "Forespørgsel om databehandling" i emnefeltet.
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne cookie- og privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Ovenstående privatlivspolitik er senest ændret den 16. april 2025.
